こんにちは、Ａ＆Ｍコンサルトの民本です。

 

今回は、繁忙期対策について書いていきたいと思います。

 

 

仕事が忙しくなると社内の仕事の管理はどうしても甘くなりがちです。

 

特に、中小企業の場合は単純な人手不足から管理職も実務中心の仕事をすることが多いと思います。

 

そうなると、仕事の割り振りが大雑把になったり、進捗管理が担当者任せになってしまい、職場におけるムリやムダが増えることになります。

 

その結果、ムダなコストの増加を招き、売り上げに対して思ったほど利益が出ない、ということに繋がることになります。

 

繁忙期の場合、多くは売上が上がり、利益額そのものは大きくなるかもしれませんが、社員たちが一生懸命に仕事をしてくれたにもかかわらず、利益率は下がっている、こんなことが発生する可能性があります。

 

 

そこで、繁忙期でもしっかり機能する管理の仕組みが必要であると私は考えます。

 

仕組みの構築は内容の検討やツールの用意、トライアルも含め工数がかかるものであるため、極力、繁忙期は避け、閑散期に集中して行うべきだと思います。

 

もちろん、年中ずっと忙しいという職場である場合は、どこかで多少負荷をかける必要があるかもしれません。

 

例えば、Aさんの業務の何割かを他の人たちに分散させ、その時間を活用し、一日１５分でもいいので改善活動の時間を取り、小さな改善を積み重ねることで仕組み検討の時間を生み出すことが可能になると考えられます。

 

また、資金に余裕があるのであれば外部の企業(BPOやコンサルなど)を活用することを検討しても良いかと思います。

 

 

それでは、次に肝心の管理の仕組みはどのようにするのか・・・・。

 

よくあるツールとして計画管理表やガントチャートなどは活用できるかと思いますが、実際の仕組みとして、それをだれが管理し、どのような期間で区切り、どのぐらいの頻度で更新するかなど、詳細な部分は各企業によって正解は異なると考えています。

 

また、上記のツールを導入しようと検討しても、突然の変更や突発的な仕事の発生で計画が狂わされることが多い場合、管理そのものを断念するケースがあるかもしれません。

 

しかし、そういった職場こそムダが多く、生産性の低下が多く発生しています。

 

 

仕組み構築のコンセプトは・・・？

 

「誰でも、短時間で、簡単に、最低限」の管理ができることです。

 

もし変更が多発するような職場であれば、変更が容易に対応できるツールを準備したり、変更の内容によって対応を標準化(マニュアル化)させるなど、何かしらの対策を検討すべきです。

 

 

業務管理の仕組みにおいて、すべての企業に完全に適用可能にする方法はありません。

 

企業の規模や風土、内外の環境に応じて最適な管理の仕組みを構築することが必要です。

 

したがって、企業の規模や風土が変化すれば、管理の仕方そのものも同じく変化させていく必要があります。

 

 

当社では、クライアント様の企業風土や仕事の仕方など、徹底的にヒアリングし、今まで目に視えていなかったものを顕在化させた上で、改善策を提案、プロジェクトを進行させていきます。

 

 

このように、自社の課題をきちんと把握し、また、自社に合った仕組みを構築することで、忙しくても最大限の利益を出すことができるようになるのです。

 

 

また、仕組みだけを導入するだけでは不十分です。その後の課題を都度認識し、フォローアップを行うことによって、安定した企業経営を実現し、さらなる事業拡大のための投資の積極化が期待できるものだと考えています。